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Como escolher o suporte
Como escolher o suporte para a guarda de informações sob o ponto de vista da acessibilidade.
1. INTRODUÇÃO.
O volume de informações que as empresas são obrigadas a manipular por força do conhecimento de seu negócio, do mercado, da P&D (pesquisa e desenvolvimento) e das inevitáveis comprovações legais devido às movimentações comercial, fiscal e financeira, tem crescido sobremaneira, principalmente devido ao desenvolvimento tecnológico das últimas décadas que tem facilitado em muito o acesso às informações (internet, e-mail, fax).
Para administrar todo este volume de informações, está surgindo nas empresas uma nova função que é do Gerente de Informações ou Administrador de Sistemas de Informação. Este administrador tem por função principal cuidar do fluxo de informações que são geradas, recebidas, circulam dentro da empresa e finalmente armazenadas, avaliando “processos, arquitetura, cultura/comportamento, equipe, estratégias e política” (este conjunto foi definido por DAVENPORT (2001) como Ambiente Informacional).
2. O PROBLEMA
Quanto maior a organização, maior o volume de informações, maior a complexidade do ambiente informacional.
Neste artigo nos propomos a auxiliar o Administrador explicitando alguns problemas que devem ser analisados quando da elaboração da arquitetura do Ambiente Informacional quando a prioridade na Empresa, em função dos processos, for da Acessibilidade, isto é, “como disponibilizar a informação de modo a que os usuários possam utiliza-la e compreende-la” DAVENPORT (2001).
Para a escolha da tecnologia a ser adotada, é necessário definir o suporte em que a informação será mantida: papel (em suas diversas formas: comum, jornal, fotográfico, etc.), filme (película cinematográfica e microfilmes – em rolo, jaquetas e microfichas), eletrônico (fitas, CD, DVD, disco rígido, etc.). Para tanto, a que serem analisadas as seguintes variáveis:
Todavia, devemos fazer uma ressalva e destacar dois tipos de empresas:
Aquelas que por falta de estrutura geram uma morosidade inadequada;
Aquelas que, propositadamente, geram morosidade e dificuldades como táticas para obter vantagens financeiras, não assumirem os próprios erros ou fazer com que o consumidor desista no meio do caminho.
a) tempo de acessibilidade;
b) acessos simultâneos à mesma informação;
c) quantidade de acessos;
d) volume de informações a serem armazenadas;
e) distância do usuário ao local do armazenamento;
f) como a informação foi gerada;
g) custo do suporte.
Como podemos ver, a quantidade de variáveis envolvidas é grande, mas será preciso avalia-las para a tomada de decisão. Segundo KOCH (1998) “para cada situação uma ferramenta”.
3.ANÁLISE DAS VARIÁVEIS
Lembramos que o enfoque deste nosso estudo é sobre o ponto de vista do acesso à informação.
a. Tempo de acessibilidade
Esta é a variável mais importante, pois, fundamental para a escolha do suporte, é o tempo que o usuário necessita para que determinada informação esteja disponível.
• Se o tempo for de minutos ou horas = suporte papel ou microfilme
• Se o tempo for de segundos = meio eletrônico.
b. Acessos simultâneos à mesma informação
Se vários usuários necessitam a mesma informação ao mesmo tempo, a única forma de atende-los é disponibilizar a informação em meio eletrônico, com possibilidade de todos poderem acessa-la simultaneamente.
A que se avaliar sempre, antes da tomada de decisão, se realmente é necessário a disponibilidade da mesma informação ao mesmo tempo e o tempo que a mesma deverá estar disponível (vide variável anterior). Supondo que o tempo de disponibilização for de minutos ou horas, o suporte poderá ser papel ou microfilme, pois haveria a possibilidade de duplicar-se a informação em papel para envio simultâneo aos interessados.
c. Quantidade de acessos
Deve-se também avaliar a quantidade de acessos aos arquivos para consulta do tipo de informação em análise.
Se o volume for alto, a logística para atendimento, no caso de papel ou microfilme, poderá envolver muita mão de obra, o nos leva a necessidade de ser calculado o custo envolvido para a disponibilização das informações, levando-se também em consideração a variável “d” abaixo.
d. Volume de informações a serem armazenadas
À medida que o volume das informações cresce, a logística para armazenamento muda:
• Pequena quantidade: não importando o suporte, pode estar junto do usuário (se meio eletrônico, no seu HD; se em meio papel, numa pasta na gaveta, num arquivo de aço ao seu lado, etc; em meio microfilme não se justifica pequenas quantidades)
• Quantidades maiores: já não é possível ficar junto ao usuário (em meio eletrônico poderá ficar armazenada em um servidor; em meio papel já deverá estar em um arquivo centralizado o que aumenta o tempo de acesso às informações; em meio microfilme pode ficar junto ao usuário).
• Grandes quantidades: com certeza as informações não ficam mais junto ao usuário (em meio eletrônico as informações estarão em servidores de grande capacidade, em jukebox ou em fitas magnéticas de grande capacidade; em papel ou microfilme em áreas especiais para arquivo ou mesmo em empresas terceirizadas especializadas em custódia de documentos, o que aumenta mais ainda o tempo de acesso)
e. Distância do usuário ao local do armazenamento Como vimos no item anterior, em função dos volumes (quando as informações estão em suporte papel ou microfilme), muitas vezes as empresas são obrigadas a levar suas áreas de arquivo para longe ou terceirizando. Desta forma a distância entre o usuário da informação e a mesma aumenta, dificultando assim o acesso à informação, aumentando o tempo de disponibilização.
O tempo será maior de acordo com a necessidade do usuário: se o mesmo necessitar apenas da informação, esta poderá ser enviada por fax ou digitalizada e enviada por e-mail (meio eletrônico). Porém, se a necessidade for do original (para comprovação ou alteração das informações contidas no documento), o tempo de acesso aumenta muito (depende de locomoção física da informação, envolvendo aí problemas de trânsito, pessoas, etc).
Quando a informação está em meio eletrônico, há que se definir qual o software que fará a sua busca e entrega ao solicitante.
f. Como a informação foi gerada.
Envolve diretamente na análise do custo no caso de mudança do suporte para atender às demais variáveis. Quando não houver necessidade de mudança do suporte o custo do processo será menor.
g. Custo do suporte
Somente após analisar todas as variáveis acima é que poderá ser feita uma análise dos custos de cada suporte, viabilizando-se em alguns casos, o suporte mais caro, em função das necessidades dos usuários.
4. GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
Escolhido o suporte, deve ser definido o software gerenciador. Segundo LAUDON; LAUDON (2001) existem no mercado diferentes soluções para cada tipo de nível de gerenciamento (nível operacional, nível de conhecimento, nível gerencial e nível estratégico)
5. CONCLUSÃO
O administrador do sistema de informações de uma empresa, ao se debruçar para analisar o todo das informações, irá encontrar as mais diferentes necessidades dos usuários, em função do uso, da urgência e dos volumes envolvidos.
Segundo AVEDON (1993), “a meta de longo prazo de cada organização deve ser desenvolver um sistema total de informação através da integração de sistemas e tecnologias” em função das diferentes variáveis encontradas.
Este assunto não se esgota aqui. Vimos apenas as variáveis sob o aspecto da acessibilidade. Ao administrador caberá ainda definir de que forma a informação caminhará dentro da organização até a sua chegada ao usuário solicitante (o que dependerá do suporte escolhido) ver os aspectos da temporalidade (tempo de vida da informação), da legalidade (prazos prescricionais), da segurança do trâmite da informação e armazenamento.
6. REFERÊNCIAS:
AVENDON, Don M. Gerenciamento da Imagem Eletrônica: Processamento da Imagem e Discos Ópticos. São Paulo, Cenadem, 1993.
DAVENPORT, Thomas H.; trad. ABRÃO, Bernadette S. Ecologia da Informação. São Paulo, Editora Futura, 2001.
KOCH, Walter W. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo, Cenadem, 1998.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Gerenciamento de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro, Editora LTC, 2001.
Autor: David dos Reis Rodrigues
Prof. da Faculdade Campos Elíseos
e-mail: david_r_rodrigues@yahoo.com.br
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1. INTRODUÇÃO.
O volume de informações que as empresas são obrigadas a manipular por força do conhecimento de seu negócio, do mercado, da P&D (pesquisa e desenvolvimento) e das inevitáveis comprovações legais devido às movimentações comercial, fiscal e financeira, tem crescido sobremaneira, principalmente devido ao desenvolvimento tecnológico das últimas décadas que tem facilitado em muito o acesso às informações (internet, e-mail, fax).
Para administrar todo este volume de informações, está surgindo nas empresas uma nova função que é do Gerente de Informações ou Administrador de Sistemas de Informação. Este administrador tem por função principal cuidar do fluxo de informações que são geradas, recebidas, circulam dentro da empresa e finalmente armazenadas, avaliando “processos, arquitetura, cultura/comportamento, equipe, estratégias e política” (este conjunto foi definido por DAVENPORT (2001) como Ambiente Informacional).
2. O PROBLEMA
Quanto maior a organização, maior o volume de informações, maior a complexidade do ambiente informacional.
Neste artigo nos propomos a auxiliar o Administrador explicitando alguns problemas que devem ser analisados quando da elaboração da arquitetura do Ambiente Informacional quando a prioridade na Empresa, em função dos processos, for da Acessibilidade, isto é, “como disponibilizar a informação de modo a que os usuários possam utiliza-la e compreende-la” DAVENPORT (2001).
Para a escolha da tecnologia a ser adotada, é necessário definir o suporte em que a informação será mantida: papel (em suas diversas formas: comum, jornal, fotográfico, etc.), filme (película cinematográfica e microfilmes – em rolo, jaquetas e microfichas), eletrônico (fitas, CD, DVD, disco rígido, etc.). Para tanto, a que serem analisadas as seguintes variáveis:
Todavia, devemos fazer uma ressalva e destacar dois tipos de empresas:
Aquelas que por falta de estrutura geram uma morosidade inadequada;
Aquelas que, propositadamente, geram morosidade e dificuldades como táticas para obter vantagens financeiras, não assumirem os próprios erros ou fazer com que o consumidor desista no meio do caminho.
a) tempo de acessibilidade;
b) acessos simultâneos à mesma informação;
c) quantidade de acessos;
d) volume de informações a serem armazenadas;
e) distância do usuário ao local do armazenamento;
f) como a informação foi gerada;
g) custo do suporte.
Como podemos ver, a quantidade de variáveis envolvidas é grande, mas será preciso avalia-las para a tomada de decisão. Segundo KOCH (1998) “para cada situação uma ferramenta”.
3.ANÁLISE DAS VARIÁVEIS
Lembramos que o enfoque deste nosso estudo é sobre o ponto de vista do acesso à informação.
a. Tempo de acessibilidade
Esta é a variável mais importante, pois, fundamental para a escolha do suporte, é o tempo que o usuário necessita para que determinada informação esteja disponível.
• Se o tempo for de minutos ou horas = suporte papel ou microfilme
• Se o tempo for de segundos = meio eletrônico.
b. Acessos simultâneos à mesma informação
Se vários usuários necessitam a mesma informação ao mesmo tempo, a única forma de atende-los é disponibilizar a informação em meio eletrônico, com possibilidade de todos poderem acessa-la simultaneamente.
A que se avaliar sempre, antes da tomada de decisão, se realmente é necessário a disponibilidade da mesma informação ao mesmo tempo e o tempo que a mesma deverá estar disponível (vide variável anterior). Supondo que o tempo de disponibilização for de minutos ou horas, o suporte poderá ser papel ou microfilme, pois haveria a possibilidade de duplicar-se a informação em papel para envio simultâneo aos interessados.
c. Quantidade de acessos
Deve-se também avaliar a quantidade de acessos aos arquivos para consulta do tipo de informação em análise.
Se o volume for alto, a logística para atendimento, no caso de papel ou microfilme, poderá envolver muita mão de obra, o nos leva a necessidade de ser calculado o custo envolvido para a disponibilização das informações, levando-se também em consideração a variável “d” abaixo.
d. Volume de informações a serem armazenadas
À medida que o volume das informações cresce, a logística para armazenamento muda:
• Pequena quantidade: não importando o suporte, pode estar junto do usuário (se meio eletrônico, no seu HD; se em meio papel, numa pasta na gaveta, num arquivo de aço ao seu lado, etc; em meio microfilme não se justifica pequenas quantidades)
• Quantidades maiores: já não é possível ficar junto ao usuário (em meio eletrônico poderá ficar armazenada em um servidor; em meio papel já deverá estar em um arquivo centralizado o que aumenta o tempo de acesso às informações; em meio microfilme pode ficar junto ao usuário).
• Grandes quantidades: com certeza as informações não ficam mais junto ao usuário (em meio eletrônico as informações estarão em servidores de grande capacidade, em jukebox ou em fitas magnéticas de grande capacidade; em papel ou microfilme em áreas especiais para arquivo ou mesmo em empresas terceirizadas especializadas em custódia de documentos, o que aumenta mais ainda o tempo de acesso)
e. Distância do usuário ao local do armazenamento Como vimos no item anterior, em função dos volumes (quando as informações estão em suporte papel ou microfilme), muitas vezes as empresas são obrigadas a levar suas áreas de arquivo para longe ou terceirizando. Desta forma a distância entre o usuário da informação e a mesma aumenta, dificultando assim o acesso à informação, aumentando o tempo de disponibilização.
O tempo será maior de acordo com a necessidade do usuário: se o mesmo necessitar apenas da informação, esta poderá ser enviada por fax ou digitalizada e enviada por e-mail (meio eletrônico). Porém, se a necessidade for do original (para comprovação ou alteração das informações contidas no documento), o tempo de acesso aumenta muito (depende de locomoção física da informação, envolvendo aí problemas de trânsito, pessoas, etc).
Quando a informação está em meio eletrônico, há que se definir qual o software que fará a sua busca e entrega ao solicitante.
f. Como a informação foi gerada.
Envolve diretamente na análise do custo no caso de mudança do suporte para atender às demais variáveis. Quando não houver necessidade de mudança do suporte o custo do processo será menor.
g. Custo do suporte
Somente após analisar todas as variáveis acima é que poderá ser feita uma análise dos custos de cada suporte, viabilizando-se em alguns casos, o suporte mais caro, em função das necessidades dos usuários.
4. GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
Escolhido o suporte, deve ser definido o software gerenciador. Segundo LAUDON; LAUDON (2001) existem no mercado diferentes soluções para cada tipo de nível de gerenciamento (nível operacional, nível de conhecimento, nível gerencial e nível estratégico)
5. CONCLUSÃO
O administrador do sistema de informações de uma empresa, ao se debruçar para analisar o todo das informações, irá encontrar as mais diferentes necessidades dos usuários, em função do uso, da urgência e dos volumes envolvidos.
Segundo AVEDON (1993), “a meta de longo prazo de cada organização deve ser desenvolver um sistema total de informação através da integração de sistemas e tecnologias” em função das diferentes variáveis encontradas.
Este assunto não se esgota aqui. Vimos apenas as variáveis sob o aspecto da acessibilidade. Ao administrador caberá ainda definir de que forma a informação caminhará dentro da organização até a sua chegada ao usuário solicitante (o que dependerá do suporte escolhido) ver os aspectos da temporalidade (tempo de vida da informação), da legalidade (prazos prescricionais), da segurança do trâmite da informação e armazenamento.
6. REFERÊNCIAS:
AVENDON, Don M. Gerenciamento da Imagem Eletrônica: Processamento da Imagem e Discos Ópticos. São Paulo, Cenadem, 1993.
DAVENPORT, Thomas H.; trad. ABRÃO, Bernadette S. Ecologia da Informação. São Paulo, Editora Futura, 2001.
KOCH, Walter W. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo, Cenadem, 1998.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Gerenciamento de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro, Editora LTC, 2001.
Autor: David dos Reis Rodrigues
Prof. da Faculdade Campos Elíseos
e-mail: david_r_rodrigues@yahoo.com.br